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貿(mào)易在某種程度上可以稱之為單據(jù)貿(mào)易，在貿(mào)易過程中各個(gè)環(huán)節(jié)的操作流程幾乎都與單據(jù)的交換息息相關(guān)，即便現(xiàn)今計(jì)算機(jī)技術(shù)在貿(mào)易中應(yīng)用廣泛，單據(jù)也起著不可替代的作用。在工作過程中，工作人員對(duì)單據(jù)一無所知就意味著對(duì)貿(mào)易一無所知，意味著在與業(yè)務(wù)部門溝通交流過程中無法正常開展工作。

一、貿(mào)易單據(jù)的含義與作用

貿(mào)易單據(jù)就是指在結(jié)算中應(yīng)用的單據(jù)、文件、證書，憑借這種文件來處理貨物的支付、運(yùn)輸、保險(xiǎn)、商檢、結(jié)匯等。狹義的貿(mào)易單據(jù)是指結(jié)算單據(jù)，特別是信用證支付方式下的結(jié)算單據(jù)等；廣義的貿(mào)易單據(jù)是指各種單據(jù)、文件和憑證。

二、繕制貿(mào)單據(jù)的工作環(huán)節(jié)

在貿(mào)易單據(jù)的具體工作中，一共包含以及幾項(xiàng)基本環(huán)節(jié)：制單、審單、交單和歸檔。另外，在貿(mào)易單據(jù)信用證支的方式之下，還包括制單之前的審單。一，審證環(huán)節(jié)中包括兩個(gè)主體：銀行與受益人。他們根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)謹(jǐn)慎地審查信用證，針對(duì)問題區(qū)分性質(zhì)，然后根據(jù)具體合同規(guī)定以及履行合同各環(huán)節(jié)中出具單據(jù)的當(dāng)事人的具體做法和意見，從而決定是否修改信用證。第二，制單環(huán)節(jié)具體是指根據(jù)規(guī)定制作單據(jù)的過程，內(nèi)容來源包括信用證，有關(guān)商品的原始材料等等。第三，審單環(huán)節(jié)具體是指工作人員將已制作完成的各種單據(jù)進(jìn)行進(jìn)一步審查與確定是否符合信用證、有關(guān)商品的原始資料等內(nèi)容來源，如果發(fā)現(xiàn)不符合現(xiàn)象，應(yīng)該進(jìn)一步采取修正或者重新制作等方法。第四，交單環(huán)節(jié)是指在合同、信用證規(guī)定的時(shí)間之內(nèi)，工作人員應(yīng)按照規(guī)定的方式，把符合規(guī)定的單據(jù)交付給當(dāng)事人。

三、貿(mào)易單據(jù)制作的基本要求

貿(mào)易單據(jù)在工作過程中，其質(zhì)量不僅關(guān)系著是否能夠既安全又快速的實(shí)現(xiàn)收匯和接貨工作，與此同時(shí)，也能從其質(zhì)量看出本國的科學(xué)文化水平。因此，貿(mào)易單據(jù)不能粗心大意地進(jìn)行制作，其必須符合商業(yè)的有關(guān)慣例和法令規(guī)定及實(shí)際需要。另外，進(jìn)出口單據(jù)應(yīng)符合以下原則：正確、完整、及時(shí)、簡明、整潔。四、信用證項(xiàng)下貿(mào)易單據(jù)繕制的技巧信用證的開具是建立在出口貿(mào)易合同基礎(chǔ)之上的，但其又與合同是相互獨(dú)立的關(guān)系，它反映了兩大主體：出口人與銀行之間獨(dú)立的經(jīng)濟(jì)法律關(guān)系。要做到單據(jù)與信用證一致，避免不符點(diǎn)甚議付銀行拒付情形的產(chǎn)生，就要掌握以下單據(jù)繕制技巧。

（一）按照出口合同、協(xié)議認(rèn)真審核研讀信用證

信用證并不是與規(guī)定差一點(diǎn)都需要修改的，只要符合不與出口合同產(chǎn)生矛盾的條件即可不用修改。另外，在信用證生效執(zhí)行前應(yīng)小心閱讀相關(guān)條款，尤其是單據(jù)要求。另外，在實(shí)際工作中，信用證的一些文本用詞或者不同的國內(nèi)結(jié)算銀行存在部分差別，甚一些國外國家存在很大差別的情況（部分國家為英語非母語國家，另外一些國家雖同為英語國家，但他們的一些同一表述用詞也存在很大差別），因此，在執(zhí)行信用證之前，尤其是在制單前要把不同國家的信用證規(guī)定研讀清楚，并利用工作軟件將要點(diǎn)或不同標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行記錄，以防在制單過程中出現(xiàn)失誤。

（二）單據(jù)制作還要遵循“從上到下，從左到右”的原則

遵循“從上到下，從左到右”的原則，這樣不容易出錯(cuò)。所謂從上到下，即從一張單據(jù)的上面的項(xiàng)目開始，做完上一行的項(xiàng)目再做下一行的項(xiàng)目，遇到一行有多個(gè)縱向項(xiàng)目，則要遵循從左到右的原則。這樣，一不容易把需要改動(dòng)的項(xiàng)目漏改；把整張單據(jù)劃分成單元小塊完成制作可以提高度。對(duì)于制單人員來說，他們應(yīng)對(duì)制單工作的重要意義實(shí)現(xiàn)真正理解，并且根據(jù)規(guī)定制作出符合合同、信用證和法律規(guī)定的單據(jù)；另外，他們應(yīng)在工作中小心謹(jǐn)慎，不斷積累工作經(jīng)驗(yàn)，反思問題，從而減少重復(fù)事物，提高單據(jù)質(zhì)量。在以往的案例中，某些企業(yè)出現(xiàn)單據(jù)質(zhì)量低下的問題，是因?yàn)樵谄髽I(yè)內(nèi)部缺少對(duì)于專業(yè)人員的培訓(xùn)，他們沒有進(jìn)行單據(jù)知識(shí)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)，導(dǎo)致很多從業(yè)人員在從事工作時(shí)難以迅速達(dá)到高質(zhì)量業(yè)務(wù)水平,因此，制單應(yīng)要符合工作標(biāo)準(zhǔn)，從而提高單據(jù)工作的業(yè)務(wù)水平。

結(jié)論

貿(mào)易單據(jù)在工作過程中，其質(zhì)量不僅關(guān)系著是否能夠既安全又快速的實(shí)現(xiàn)收匯和接貨工作，與此同時(shí)，也能從其質(zhì)量看出此外貿(mào)企業(yè)的業(yè)務(wù)質(zhì)量與管理水平。因此，貿(mào)易單據(jù)不能粗心大意地進(jìn)行制作，其必須符合商業(yè)的有關(guān)慣例和法令規(guī)定及實(shí)際需要。而外貿(mào)單據(jù)工作應(yīng)符合“四個(gè)一致”原則：“單單一致、單據(jù)一致、單貨一致、單同一致”。其中前兩個(gè)原則“單單一致、單據(jù)一致”是信用證業(yè)務(wù)中基本，也是重要的原則，它為賣方的安全收匯起到保障作用。因此，在實(shí)際工作環(huán)節(jié)中賣方還必須做到單據(jù)與所交的貨物一致以及單據(jù)與貨物買賣合同一致。